Командировка
Автомобиль для выставки в Липецке: монтаж, день мероприятия и вывоз стенда
Как определить период аренды для команды, которая привозит материалы к открытию и забирает их после закрытия площадки.
Запросите три времени у организатора
У выставочного дня обычно есть как минимум три разных ориентира: доступ для монтажа, открытие для посетителей и доступ для вывоза материалов. Попросите организатора указать их применительно к вашему стенду и добавить схему входа для участников. Местом мероприятия может быть не адрес офиса организатора. До бронирования автомобиля сверяйте именно площадку и въезд, которым разрешено пользоваться участникам. Добавьте в рабочую программу имя сотрудника площадки, который подтверждает вывоз.
Оцените весь объём имущества
Разложите на бумаге стойки, коробки с печатными материалами, технику и личные вещи экипажа. Уточните размеры самого длинного чехла и массу самых тяжёлых коробок. Если груз помещается только со сложенными креслами, отдельно рассчитайте поездку коллег. Для крупного стенда профессиональная доставка и легковой автомобиль для участников могут оказаться удобнее нескольких рейсов с отдельными деталями.
Учтите вечер после закрытия
После последней встречи потребуется разобрать стенд, пересчитать оборудование и дождаться разрешённого окна вывоза. Логично назначать возврат машины с запасом после этих действий. Если участники уезжают разными поездами, заранее определите, кто останется отвечать за имущество и вправе вернуть автомобиль по договору. Перед сдачей прокату проверьте ниши багажника: там часто остаются небольшие крепления, кабели и сложенные печатные материалы. В финальном списке разделите оборудование компании и предметы, которые предоставил организатор. Иначе легко увезти со стенда чужой удлинитель или, наоборот, забыть собственную зарядную станцию под столом.